Huishoudelijk reglement van de Biljartvereniging "Ommoord" 

Algemeen 

Het Huishoudelijk reglement is een nadere uitwerking van én een aanvulling op de bepalingen opgenomen in de Statuten van de vereniging zoals deze op 30 juli 2003 bij notariële akte zijn vastgesteld. 

De leden

Artikel 1 (leden) 

1. Degene die lid wil worden van de vereniging geeft hiervan kennis - na een kennismakingsgesprek met een bestuurslid - door invullen van het inschrijfformulier. 

2. Personen die lid worden conformeren zich automatisch aan de Statuten en het Huishoudelijk Reglement van de vereniging. Zij ontvangen (indien gewenst) een exemplaar van het Huishoudelijk Reglement. 

3. Nieuwe leden betalen bij inschrijving inschrijfgeld. De hoogte van dit bedrag wordt op voorstel van het bestuur, vastgesteld door de Algemene Leden Vergadering. Verder te noemen ALV. 

4. Ieder lid is gehouden de goede naam van de vereniging niet te schaden en eigendommen van de vereniging te beheren als een goed huisvader. 

5. De vereniging is middels een uitgebreide WA-polis verzekerd jegens derden. Onder deze polis zijn ook de leden verzekerd tijdens de uitvoering van werkzaamheden (zoals de wekelijkse schoonmaak) en van activiteiten (o.a. biljarten). Werkzaamheden verricht ten behoeve van derden vallen niet onder deze verzekering! Dit wil zeggen: Ieder lid dat voor of namens de Vereniging activiteiten verricht van welke aard dan ook en daarbij niet opzettelijk schade aan derden veroorzaakt is middels onze verzekering tegen aansprakelijkheid verzekerd! Let wel: dit geldt alleen als de werkzaamheden en/of activiteiten door of namens de vereniging worden verricht. Als toeschouwer bij een biljartwedstrijd bent u dus van deze verzekering uitgesloten. 

Artikel 2 (contributie) 

1. Ter bestrijding van de kosten van de vereniging zijn de leden verplicht jaarlijks een geldelijke bijdrage te leveren. De hoogte van deze contributie wordt ieder jaar door het bestuur vastgesteld en ter goedkeuring aan de ALV voorgelegd. 

2. Voor nieuwe leden wordt de contributie berekend vanaf de eerste dag van de maand waarin het lidmaatschap aanvangt. 

3. Behoudens bij beëindiging van het lidmaatschap door overlijden is bij opzegging van het lidmaatschap contributie verschuldigd tot het einde van het boekjaar. Het bestuur kan in uitzonderingsgevallen opschorting van het betalen van de contributie of ontheffing van contributiebetaling verlenen. 

Artikel 3 (doorberekening kosten) 

Kosten verbonden aan het deelnemen van door de Koninklijke Nederlandse Biljart Bond (KNBB) - of met goedkeuring van deze bond - georganiseerde wedstrijden, kunnen aan de deelnemende leden worden doorberekend. 

Het bestuur 

Artikel 4 (samenstelling bestuur) 

Het bestuur bestaat uit zeven (7) leden en is als volgt samengesteld: - Voorzitter - 2e voorzitter - Secretaris - 2e secretaris - Penningmeester - 2e penningmeester - Kommissaris (hierna te noemen wedstrijdleider). 

De voorzitter wordt door de ALV in functie gekozen. De overige functies worden door het bestuur onderling verdeeld. 

Artikel 5 (rooster van aftreden) 

1. Overeenkomstig artikel 12, lid 3, letter a van de statuten treedt ieder bestuurslid drie jaar na zijn verkiezing af. Het voltallige bestuur treedt gedurende een cyclus van 3 jaar af volgens onderstaand schema: 

a. in het eerste jaar (en in dit voorbeeld is dit het jaar 2015) treden af de voorzitter, de 2e penningmeester en de 2e secretaris. 

b. in het daarop volgende jaar treden af de 2e voorzitter en de penningmeester. 

c. in het laatste jaar van deze cyclus treden de secretaris en de wedstrijdleider af. 

De aftredende bestuursleden zijn – indien zij zulks aangeven – terstond herkiesbaar. 

2. Bij afwezigheid of tussentijds aftreden van een bestuurslid zullen diens functies door een van de overige bestuursleden worden uitgeoefend tot de terugkomst van het tijdelijk afwezige bestuurslid of tot een nieuw bestuurslid is benoemd. 

3. Het bestuur is bevoegd bij een tussentijdse vacature dusdanige maatregelen te nemen welke het bestuur in het belang van de vereniging noodzakelijk acht. 

Taken bestuur 

Artikel 6 (de voorzitter) 

1. De voorzitter behartigt de belangen van de vereniging in de ruimste zin van het woord. Hij zet zich in voor een bloeiend verenigingsleven en is daarbij zowel intern als extern het eerste aanspreekpunt. 

2. De voorzitter zorgt voor het naleven van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement. Hij leidt de vergaderingen en heeft het recht de discussies te sluiten wanneer hij van mening is dat de vergadering voldoende is ingelicht. Hij is echter verplicht de vergadering weer te openen indien 2/3 van de aanwezige stemgerechtigde leden hun verlangen daartoe kenbaar maakt. 

3. De voorzitter is bij elke officiële vertegenwoordiging van de vereniging woordvoerder. Hij is gerechtigd de vergaderingen van commissies, waarvoor hij steeds een oproep ontvangt, bij te wonen en heeft daarbij een raadgevende stem. 

4. De tweede voorzitter staat de voorzitter op diens verzoek bij in het uitoefenen van zijn functie en neemt zo nodig taken van de voorzitter over. 

Artikel 7 (de secretaris) 

1. De secretaris voert de correspondentie, zo mogelijk in overleg met het bestuur en in alle gevallen uit naam van het bestuur. 

2. Hij stelt een jaarverslag op en legt dit voor aan de ALV. 3. Bestuursbesluiten worden door de secretaris, voor zover het bestuur dit nodig acht, ter kennis van de leden gebracht. 

4. Hij houdt de ledenlijst bij en informeert de penningmeester over de mutaties daarin. 

5. Hij notuleert alle vergaderingen. Deze notulen worden op de eerstvolgende vergadering, na goedkeuring door het bestuur of de ALV, getekend door de voorzitter en de secretaris. 

6. Hij archiveert alle correspondentie, verslagen van vergaderingen en andere voor de vereniging van belang zijnde stukken. 

7. De tweede secretaris is de secretaris op diens verzoek behulpzaam bij zijn werkzaamheden en treedt bij verhindering op als zijn vervanger. 

Artikel 8 (de penningmeester) 

1. De penningmeester beheert de financiële middelen van de vereniging. Hij bewaakt het nakomen van de financiële verplichtingen van de leden aan de vereniging en van de eventuele externe debiteuren. Hij draagt zorg voor het tijdig nakomen van de financiële verplichtingen aan crediteuren. 

2. De gelden voor zover niet nodig voor de lopende zaken worden, in overleg met het bestuur, op naam van de vereniging op een spaarrekening bij een bank weggezet. 

3. Hij voert een deugdelijke financiële administratie en doet gedetailleerd verslag op de jaarlijkse ALV. 

4. De penningmeester is gehouden om ruim voor de ALV alle boeken en bescheiden met betrekking tot de financiële middelen voor te leggen aan de kascommissie. Bij tussentijds aftreden biedt hij binnen een termijn van veertien (14) dagen na zijn aftreden alle bescheiden die betrekking hebben op de financiële middelen aan de kascommissie aan. 

5. Voor uitgaven boven een bedrag van 1200 euro dient de penningmeester goedkeuring te hebben van het Dagelijks Bestuur bestaande uit de Voorzitter, Secretaris en Penningmeester. Uitgaven boven de 2000 euro dienen ter goedkeuring te worden voorgelegd aan de ALV. 

6. De tweede penningmeester neemt kennis van de gevoerde financiële administratie en is op verzoek van de penningmeester behulpzaam bij zijn werkzaamheden. De tweede penningmeester treedt bij verhindering als vervanger van de penningmeester op. 

Artikel 9 (de wedstrijdleider) 

1. De wedstrijdleider is belast met de wedstrijdleiding. Hij vertegenwoordigt daarbij de vereniging en is verantwoordelijk voor een goed verloop van de wedstrijden. Hij wijst onder meer de scheidsrechters en schrijvers aan. 

2. De organisatie van interne toernooien berust ook onder zijn verantwoordelijkheid. 

Artikel 10 (bestuursvergadering) 

1. Bestuursvergaderingen worden belegd: a. op voorstel van de voorzitter, of b. indien twee andere bestuursleden dit verlangen; c. tenminste vier (4) dagen voor een Algemene Leden Vergadering. 

2. Een bestuursvergadering is geldig indien de meerderheid van het bestuur aanwezig is. 

3. Behoudens in uitzonderlijke gevallen worden bestuursleden vier (4) dagen voor aanvang van de vergadering daartoe door de secretaris opgeroepen. In de oproep worden datum en locatie vermeld alsmede een opgave van de te behandelen punten en worden de eventueel van belang zijnde stukken bijgevoegd. 

Artikel 11 (kascontrolecommissie) 

1. De kascontrolecommissie bestaat uit twee (2) leden en een (1) lid als reserve. Van deze commissie mag een bestuurslid geen deel uit maken. 

2. Leden van de kascontrolecommissie worden gekozen door de Algemene Leden Vergadering voor de tijd van twee (2) jaar. Deze termijn kan met een (1) jaar worden verlengd. 

3. Het als reserve aangewezen lid treedt in de plaats van het commissielid die is verhinderd of de vereniging heeft verlaten. 

Stemmen bij volmacht 

Artikel 12 (volmacht) 

Overeenkomstig artikel 19 van de statuten is het toegestaan om bij volmacht – voor ten hoogste twee andere leden – te stemmen. De machtiging waarbij het verhinderde lid een ander machtigt dient te bevatten: 

1. de naam en het adres van degene die de machtiging verleent; 

2. het onderwerp of agendapunt waarvoor hij machtiging verleent; 

3. de handtekening van degene die machtigt; 

4. de naam en het adres van de gemachtigde; 

5. de datum waarop de vergadering waarvoor de machtiging geldt, zal worden gehouden. De machtiging dient op de vergadering vóór aanvang van deze bijeenkomst te worden ingeleverd bij de secretaris. 

Vergaderingen 

Artikel 13 (jaarvergadering) 

1. Jaarlijks wordt in de maand September/oktober een Algemene ledenvergadering gehouden. Daarbij worden in ieder geval de volgende punten op de agenda geplaatst: 

a. verslag over het afgelopen verenigingsjaar (secretaris); 

b. financieel verslag over het afgelopen boekjaar en de begroting voor het komende boekjaar (penningmeester); 

c. verslag van de kascontrolecommissie; 

d. mutaties bestuur volgens het rooster van aftreden; 

e. vaststelling contributie; 

f. benoeming nieuwe kascontrolecommissie ( 3 leden waarvan 1 reserve); 

g. rondvraag. 

2. Voorstellen van leden waarvan de behandeling op de Algemene Vergadering wordt gewenst, worden uiterlijk acht (8) dagen voor deze vergadering ter kennis van het bestuur gebracht. Voor Buitengewoon Algemene Leden Vergaderingen geldt een termijn van twee (2) dagen. Vermelding van deze voorstellen geschiedt op het convocatieformulier dat in het verenigingslokaal ter inzage ligt. 

3. Een Algemene Leden Vergadering is geldig indien ten minste ⅓ van het aantal stemgerechtigde leden aanwezig is. Wordt dit aantal niet gehaald dan wordt de vergadering na opening door de voorzitter onmiddellijk weer gesloten. Na een pauze van vijftien (15) minuten wordt de bijeenkomst weer geopend en is dan, ongeacht het aantal stemgerechtigde leden, geldig. 

4. Bij een schriftelijke stemming wijst de voorzitter de leden (tenminste twee) aan die het stembureau vormen. 

Reglementswijziging en dispensatie 

Artikel 14 (reglementswijziging en dispensatie) 

1. Over reglementswijzigingen kan alleen in een Algemene Leden Vergadering worden beslist met een ⅔ meerderheid. 

2. De Algemene Leden Vergadering kan met ⅔ van de geldig uitgebrachte stemmen dispensatie verlenen van de voorschriften van dit reglement en van alle andere bepalingen. 

3. Indien een voorstel, niet van het bestuur uitgaande, strekt tot verandering of aanvulling van dit reglement, is het lid verplicht het voorstel tot wijziging schriftelijk en door tenminste vijftien (15) andere leden ondertekend, bij het bestuur in te dienen. 

4. Het bestuur zal, indien naar haar mening dadelijke behandeling van het voorstel gewenst is, binnen veertien (14) dagen een Buitengewone Algemene Leden Vergadering bijeenroepen. In het andere geval zal het voorstel in de jaarvergadering aan de orde worden gesteld. 

Gebruik biljartzaal 

Artikel 15 (algemeen) 

1. In de biljartzaal (daarbij inbegrepen de barruimte) is roken verboden. 

2. Aan de biljarttafels mogen geen drankjes worden geconsumeerd; dit is wel toegestaan aan de daarvoor bestemde tafeltjes. 

3. Het gebruik van etenswaren in de biljartzaal is niet toegestaan. Etenswaren mogen alleen worden geconsumeerd in de naast de biljartzaal gelegen gemeenschappelijke ruimte. 

4. Introducés mogen geen gebruik maken van de biljarttafels. 

5. Van de leden wordt verwacht dat zij zich betamelijk gedragen en voortdurend rekening houden met het feit dat de ruimte wordt gedeeld met anderen. 

Artikel 16 (speeltijd) 

Artikel 1 te wijzigen als volgt. Het gebruik van de biljartzaal is per dag in 3 (drie) dagdelen (ochtend, middag en avond) opgesplitst. Ieder lid mag per week op 1 (één) dagdeel gebruik maken van de faciliteiten. De woensdag ochtend en middag, de gehele vrijdag, zaterdag en zondag kunnen worden gebruikt voor het zgn. "vrij" biljarten. Deze dagdelen zijn echter alleen beschikbaar indien de vereniging geen verplichting t.a.v. het organiseren van wedstrijden heeft. Deze dagdelen/dagen tellen niet mee bij het bepalen van de speeldagdelen. Voor leden die reeds lid waren op 1 september 2013 geldt nog de oude regeling waar sprake is van 2 dagdelen per week. Het dagdeel waarop het lid mag spelen wordt in overleg met de wedstrijdleider of het bestuur vastgesteld. Daarbij wordt in de mate van het mogelijke rekening gehouden met persoonlijke wensen van het lid. Op de ledenlijst van de Vereniging worden de gegevens omtrent de speeldagdelen van de leden vermeld. Tijdens de dagdelen waarop in competitieverband gebruik wordt gemaakt van de faciliteiten kan in beginsel alleen door de deelnemers aan die competitie worden gespeeld. 

Artikel 17 (materiaal) 

1. De biljarttafels moeten in goede conditie worden gehouden. 

2. Krijten boven het biljart is niet toegestaan. Zorg dat de biljartrand schoon blijft! 

3 De pomerans moet goed onderhouden zijn. Een overhangende of aan de zijkant ruwe pomerans is de hoofdoorzaak van beschadigingen aan het biljartlaken. 

4. Na iedere wedstrijd of dagdeel worden de ballen en het biljartlaken schoongemaakt met het daarvoor bestemde materiaal. 

5. De keu moet op de momenten dat niet wordt gespeeld worden opgeborgen in de daarvoor bestemde plaatsen. Plaatsing tegen de wand of op de tafels is niet toegestaan. 

Wedstrijden 

Artikel 18 (KNBB-wedstrijden) 

Deelnemers aan KNBB-wedstrijden zijn gehouden te verschijnen in het officiële clubtenue. Dit tenue bestaat uit een wit overhemd, vest, grijze vlinderstrik, zwarte pantalon, zwarte kousen en zwarte schoenen. Het vest en de strik worden door de vereniging - al dan niet tegen betaling - ter beschikking gesteld. 

Artikel 19 (boetes) 

Door de KNBB, of een van haar organen, aan een lid opgelegde boetes zijn voor rekening van dat betreffende lid. 

Artikel 20 (teams) 

1. Teams die om welke reden dan ook een of meerdere wedstrijden willen verzetten doen dit in overleg met de (externe) wedstrijdleider. 

2. Teamleiders dragen er zorg voor dat de wedstrijdformulieren direct na het spelen van hun wedstrijden bij het secretariaat worden gedeponeerd, tenzij anders is afgesproken. Tevens zullen de tellijsten door de teamleider moeten worden bewaard. 

Overige zaken 

Artikel 21 (bardiensten) 

1. Tijdens ieder dagdeel is, tenzij anders geregeld, een van de aanwezige leden bij toerbeurt verantwoordelijk voor de activiteiten die verband houden met de bar (bardienst). Per dagdeel wordt een lijst opgesteld met daarin opgenomen het dagdeel waarvoor het betreffende lid verantwoordelijk is. Bij afwezigheid van het aangewezen lid neemt het volgende lid op de lijst de dienst waar. 

2. De bardienst noteert de verbruikte consumpties op de daarvoor bestemde bonnen, rekent af en maakt aan het eind van zijn dienst de kas op. De opbrengst van het dagdeel wordt tezamen met de op naam opgestelde bonnen gedeponeerd in de daarvoor bestemde ruimte. 

3. De bardienst draagt tevens zorg voor het schoonmaken van het gebruikte barmateriaal, asbakken, enzovoort en dient het lege fust op de bestemde plaats te deponeren. 

4. De bardienst houdt verder toezicht op het verbod om in de biljartzaal etenswaren te nuttigen. 

5. Indien men consumpties nuttigt buiten de tijden dat barpersoneel aanwezig is (zoals b.v. op zondag), dan dient het lid zelf de barbon op te maken en af te rekenen. 

6. Met betrekking tot het vuile keukenlinnen (inclusief toiletlinnen) wordt een lijst opgesteld met daarop de namen van de leden die in de bij hun naam opgenomen week zorgdragen voor het (laten) wassen en eventueel strijken van het linnen. 

Artikel 22 (toegang) 

Ieder lid kan tegen betaling van een borg een sleutel ontvangen van het clubgebouw. Men dient voor ontvangst te tekenen. De sleutel wordt echter geen eigendom van het lid. Bij beëindiging van het lidmaatschap dient men alle eigendommen van de vereniging terug te geven. 

Artikel 23 (onvoorzien) 

In de gevallen waarin noch de Statuten, noch het Huishoudelijk Reglement voorzien en twijfel bestaat over de bedoelingen, beslist het bestuur. 

Artikel 24 (slot) 

Dit Huishoudelijk reglement is vastgesteld en goedgekeurd in de Algemene Vergadering. 

Wijzigingen 

Artikel 18 (KNBB-wedstrijden) Deelnemers aan KNBB-wedstrijden zijn gehouden te verschijnen in het officiële clubtenue. Dit tenue bestaat uit een wit overhemd, vest, grijze vlinderstrik, zwarte pantalon, zwarte kousen en zwarte schoenen. Het vest en de strik worden door de vereniging - al dan niet tegen betaling - ter beschikking gesteld.